Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: Ottobre 2023

Dichiarazione sulla privacy

Le aziende Iron Mountain come responsabili del trattamento dei dati

Iron Mountain Information Management, LLC negli Stati Uniti e le sue filiali ("Iron Mountain” o “Noi”) prestano particolare attenzione alla vostra privacy. La presente Informativa sulla privacy spiega come Iron Mountain raccoglie, utilizza e condivide le informazioni che identificano i propri clienti, potenziali clienti, venditori, partner commerciali e visitatori del sito web ("Dati personali"), quando agisce come responsabile del trattamento dei dati. Un responsabile del trattamento dei dati è un'entità che decide perché e come i Dati personali vengono utilizzati (trattati).

Gli standard a livello globale di Iron Mountain e le norme locali

La presente Informativa sulla privacy definisce i nostri standard globali in materia di privacy.

Oltre agli standard globali di Iron Mountain, aderiamo a tutte le leggi locali sulla privacy pertinenti e applicabili. Pertanto, a seconda della regione in cui si trova la nostra attività, rispettiamo, tra l'altro, il Regolamento generale sulla protezione dei dati 2016/679 (GDPR UE) e le leggi sulla protezione dei dati applicabili nei paesi che fanno parte del SEE in cui operiamo, il Regolamento generale sulla protezione dei dati del Regno Unito (GDPR UK) e la legge sulla protezione dei dati del Regno Unito del 2018; la legge sulla privacy dei consumatori della California (CCPA) del 2018, la legge sulla protezione dei dati generali del Brasile del 2020 (LGPD), la legge sulla protezione delle informazioni personali della Cina del 2021 (PIPL) e la legge sulla protezione dei dati personali di Singapore del 2012.

Parti integrative nazionali e informative locali sulla privacy

Alcune filiali di Iron Mountain possono essere obbligate ad aderire a tali leggi locali sulla protezione dei dati che richiedono la divulgazione di dichiarazioni sulla privacy specifiche per ogni paese (che di solito vengono fornite dalla nostra filiale locale di Iron Mountain al momento della raccolta dei Dati personali). Qui di seguito, è possibile accedere a specifiche parti integrative in base al paese:

• Legge sulla privacy dei consumatori della California (CCPA)

• Cina

Per la versione tradotta della presente Informativa sulla privacy, consultare i siti web dei paesi interessati. Ad esempio, la versione tedesca di questo documento è disponibile sui nostri siti web in lingua tedesca.

Come vengono utilizzati I vostri dati personali

Fondamenti giuridici del trattamento

La nostra attività viene svolta tenendo conto della privacy e della protezione dei dati. Ci assicuriamo che il trattamento abbia una base legittima e sia conforme alla legge sulla privacy applicabile. Nella maggior parte dei casi, i Dati personali dei clienti vengono raccolti e utilizzati sulla base delle seguenti motivazioni legali:

• Esecuzione di contratti: quando il trattamento è necessario per la conclusione e l’esecuzione di contratti con i nostri clienti, venditori, partner commerciali o altre parti interessate;

• Consenso: quando abbiamo ottenuto il consenso al trattamento dei Dati personali da parte del cliente (ad esempio, per l'invio di comunicazioni di marketing sui nostri prodotti o servizi o per il tracciamento delle attività del cliente sui nostri siti web tramite cookie per migliorarne l'esperienza);

• Interesse legittimo: quando desideriamo adempiere alle nostre legittime finalità commerciali (ad esempio, per visualizzare contenuti del sito web rilevanti per la propria posizione geografica oppure per una personalizzazione). Ci basiamo sul legittimo interesse solo se questo è proporzionato e garantisce un buon equilibrio tra i nostri obiettivi commerciali e i diritti alla privacy degli utenti;

•Conformità alle leggi vigenti: quando il trattamento è necessario per adempiere agli obblighi legali o normativi che ci competono (ad esempio quando siamo tenuti a condividere i Dati personali con le autorità pubbliche e fiscali).

Che tipo di dati personali vengono raccolti e utilizzati

Raccolta e utilizzo dei dati personali

A seconda del proprio rapporto con Iron Mountain e nel rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili, possiamo raccogliere e utilizzare i Dati personali del cliente come segue:

• Dettagli del contatto commerciale (clienti, potenziali clienti, venditori): informazioni di contatto commerciale (ad esempio, contatto aziendale, indirizzo professionale, numero di telefono);dati personali dei clienti e rappresentanti dei clienti e dei venditori (ad esempio, nome, dati di contatto);dati strutturati (ad esempio, dati proprietari); informazioni tecniche (ad esempio, portale dei clienti, ID utente e password, registri di accesso), trattati per le seguenti finalità principali: negoziazione ed esecuzione dei contratti, conformità normativa, sviluppi e relazioni commerciali, gestione dei reclami, amministrazione, contabilità, miglioramento dei nostri servizi e fornitura degli stessi ai clienti.

•Audit, indagini, due diligence dei dati personali (clienti, venditori): nome, dati di contatto (ad esempio, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail), titolo/funzione, codice fiscale, informazioni sul conto bancario e altre informazioni relative al rapporto con il venditore o con il cliente,trattati per le seguenti finalità principali: audit, indagini, sicurezza operativa, conformità normativa, screening di due diligence, gestione dei reclami, finalità di contenzioso.

• Dati personali dei bambini:ci preoccupiamo della sicurezza dei bambini quando utilizzano Internet e non eseguiamo mai la raccolta di Dati personali di minori in modo intenzionale (bambini di età inferiore ai 16 anni o qualsiasi altra età definita dalla legge applicabile).

•Marketing diretto (clienti, clienti potenziali): potremmo utilizzare i vostri dettagli di contatto commerciale (ad esempio, l'e-mail) per fornirvi informazioni sui nostri prodotti e servizi che riteniamo possano essere di vostro interesse. A tale scopo, possiamo anche creare un profilo personale contenente informazioni di carattere commerciale sull'azienda per cui lavora il cliente o le interazioni tra le parti con l'obiettivo di offrire al cliente e all'azienda per cui lavora informazioni rilevanti e offerte adeguate relativamente ai nostri servizi e ai prodotti nonché migliorare la nostra comunicazione personale con il cliente. Iron Mountain vi invierà tali comunicazioni (ad esempio via e-mail e/o vi contatterà telefonicamente) solo se ci avrete dato il vostro consenso preventivo a riceverle ("consenso opt-in") o come consentito fino alla revoca alla ricezione di tali comunicazioni. Ritiro del consenso o revoca per le comunicazioni di marketing: se si stanno ricevendo comunicazioni di marketing ma non si desidera più riceverle, è possibile ritirare il proprio consenso o procedere con la rinuncia in qualsiasi momento, facendo clic qui.

Come utilizziamo I cookie

Raccolta online di dati personali (visitatori del sito web): informazioni raccolte tramite i siti web di Iron Mountain, come dettagli di contatto, credenziali di accesso, commenti online e feedback da forum e sondaggi online, ecc., trattati per le seguenti finalità principali: consentire un uso efficiente dei nostri siti Web, ottimizzare la funzionalità di tali siti Web, interagire con clienti/potenziali clienti e fornitori nei forum online, verificare e valutare la soddisfazione del cliente.

Come viene eseguita la raccolta dei vostri dati personali

I Dati personali vengono raccolti dalle seguenti fonti:

• clienti e potenziali clienti (persone fisiche e giuridiche)

• rappresentanti e procuratori dei clienti (ad esempio, persone che rappresentano l'azienda ai fini della gestione dei contratti)

• I Visitatori dei siti web di Iron Mountain

• terze parti (fornitori di Iron Mountain)

• Società di Iron Mountain, affiliate

• le autorità pubbliche preposte all'esecuzione, comprese le autorità fiscali, i tribunali, le autorità amministrative, ecc.

• fonti pubblicamente disponibili (social media professionali, registri ufficiali, ecc.), nella misura consentita dalla legge e dai regolamenti applicabili.

Raccolta di Dati personali in qualità di responsabile del trattamento

Trattiamo i Dati personali dei nostri clienti in qualità di incaricati del trattamento dei dati, senza verificare il contenuto o l'origine di tali Dati personali. Possiamo raccogliere, archiviare ed elaborare tali Dati personali esclusivamente per conto dei nostri clienti e su loro indicazione. I nostri clienti che utilizzano i nostri servizi in questo modo sono i responsabili del trattamento dei dati e sono tenuti a ottenere tutti i consensi, le autorizzazioni e a fornire le informazioni sulla privacy necessarie per la raccolta e l'utilizzo di tali informazioni.

Come vengono condivisi I vostri dati personali

Possiamo condividere i vostri Dati personali internamente (all'interno del gruppo aziendale Iron Mountain) ed esternamente (verso terze parti come i nostri fornitori, consulenti, partner commerciali di Iron Mountain). Nel rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili, possiamo condividere e/o divulgare i vostri Dati Personali secondo le modalità illustrate nella presente sezione.

Condivisione interna: Iron Mountain ha la sua sede centrale a Boston, Massachusetts (U.S.A.), ma opera in tutto il mondo. Pertanto, per raggiungere gli obiettivi aziendali - tenendo conto della privacy - è possibile che i vostri Dati personali vengano condivisi con altre filiali di Iron Mountain in conformità e secondo le modalità descritte nella presente Informativa.

Condivisione esterna: potremmo anche condividere i vostri Dati personali con terze parti, tra cui:

• Fornitori di Iron Mountain: la fornitura di servizi a Iron Mountain può richiedere il trattamento dei vostri Dati personali (ad esempio, la fornitura di uno strumento di gestione delle relazioni con i clienti o di un supporto informatico generale, la distribuzione di materiale di marketing, ecc.). In questo caso, tali entità possono ricevere ed elaborare i vostri Dati Personali solo su istruzioni di Iron Mountain allo scopo di svolgere servizi per nostro conto.

• Altre terze parti per scopi di vendita, fusione, trasferimento di un'attività o divisione: questo include anche finalità di screening di due diligence che possono anche richiedere la divulgazione di Dati personali ai consulenti di Iron Mountain o a revisori finanziari.

• Autorità pubbliche: è possibile anche che sia necessario divulgare i vostri Dati personali in base a degli obblighi legali, anche senza il vostro consenso. Gli scopi di tali divulgazioni includono tra gli altri: (a) rispondere a richieste legittime di autorità pubbliche, autorità di regolamentazione e autorità preposte all'applicazione della legge e (b) proteggere i diritti di Iron Mountain e le sue proprietà.

Standard di condivisione dei dati di Iron Mountain

Noi non condivideremo i vostri Dati personali con terzi senza il vostro consenso, a meno che non sia per: (a) soddisfare un legittimo scopo commerciale di Iron Mountain (ad esempio, per utilizzare un servizio fornito da un fornitore); (b) rispondere a richieste debitamente autorizzate di autorità pubbliche; (c) rispettare leggi e regolamenti applicabili; (d) far rispettare/proteggere i diritti e le proprietà di Iron Mountain;oppure (e) proteggere i diritti dei nostri dipendenti e di altri individui che utilizzano le proprietà di Iron Mountain quando consentito e in ogni caso in conformità con la legge vigente. Non viene o verrà eseguita alcuna vendita dei vostri dati personali.

Come vengono trasferiti I vostri dati personali a livello internazionale

I vostri Dati Personali possono essere trasferiti o consultati da altre società e filiali Iron Mountain e da terze parti a livello globale. I destinatari possono trovarsi in paesi che non garantiscono un livello adeguato di protezione dei vostri Dati personali dal punto di vista del paese di origine.

Ci assicuriamo che i Dati personali, oggetto del trasferimento, siano adeguatamente protetti come richiesto dalle leggi applicabili in materia di protezione dei dati del paese di origine. Nel trasferire i vostri Dati personali, ci basiamo normalmente su uno o più dei seguenti elementi:

• Clausole contrattuali standard ("SCC") per i trasferimenti internazionali di Dati personali, se applicabile e pertinente, (ad esempio, il trasferimento di dati personali UE/Regno Unito/Svizzera in paesi come gli Stati Uniti e l'India). Se desiderate ricevere maggiori informazioni sulle tutele appropriate e/o ricevere una copia delle SCC per la vostra revisione, contattateci all'indirizzo global.privacy@ironmountain.com.

• Ove richiesto dalla legge applicabile, chiediamo il vostro consenso al trasferimento dei vostri Dati Personali.

• Iron Mountain ha stipulato un accordo intersocietario sul trasferimento e l'elaborazione dei Dati Personali all'interno del proprio gruppo aziendale per consentire il trasferimento interno dei Dati personali.

•Iron Mountain è conforme al Quadro sulla riservatezza dei dati UE-USA (EU-U.S. DPF), all’Estensione del Regno Unito relativa al Quadro sulla riservatezza dei dati UE-USA e al Quadro sulla riservatezza dei dati Svizzera-USA (Swiss-U.S. DPF). Maggiori informazioni sono disponibili .

Per quanto tempo vengono conservati I vostri dati personali

I vostri Dati personali verranno conservati per tutto il tempo ragionevolmente necessario per le finalità per cui sono stati raccolti, come spiegato nella presente Informativa. In alcune circostanze potremmo conservare i vostri Dati personali per periodi di tempo più lunghi, ad esempio nel caso in cui ci venga richiesto di farlo in conformità a requisiti legali, normativi, fiscali o contabili. In circostanze specifiche, potremmo conservare i vostri Dati personali per periodi di tempo più lunghi, in modo da avere una registrazione accurata dei vostri rapporti con noi in caso di reclami o contestazioni, o se riteniamo ragionevolmente che vi sia una prospettiva di controversia relativa ai vostri Dati personali o ai vostri rapporti.

Nel caso in cui abbiamo ottenuto i vostri Dati personali per fornirvi informazioni di marketing per i nostri prodotti e servizi, i vostri Dati personali saranno conservati da noi fino a quando non si cambierà idea in merito alla ricezione di tali informazioni o, in caso di necessità di legge, saranno rimossi prima, in caso non venga mostrato alcun interesse per i nostri prodotti e servizi a seguito delle nostre comunicazioni (in caso di inattività) al fine di evitare futuri contatti per finalità di marketing. Manteniamo una nota di conservazione dei dati che viene applicata a tutti i documenti in nostro possesso. Quando i vostri Dati personali non sono più necessari, questi vengono eliminati cancellando i file elettronici e distruggendo i documenti fisici oppure li rendiamo anonimi in modo da non essere più possibile l’identificazione. Iron Mountain dispone di politiche interne dedicate che ci consentono di rispettare le norme di conservazione.

Come vengono protetti I vostri dati personali

Proteggiamo sempre i vostri Dati personali secondo i più elevati standard di sicurezza. Per garantire la protezione dei vostri Dati personali dalla perdita o dall'uso, dall'accesso o dalla divulgazione non autorizzati, applichiamo sempre misure tecniche, organizzative e amministrative adeguate. Alcune delle misure che adottiamo sono: l'imposizione di requisiti di riservatezza ai membri del nostro personale e ai fornitori di servizi; la distruzione o l'anonimizzazione permanente dei Dati personali se non sono più necessari per gli scopi per cui sono stati raccolti. Controlliamo sempre gli standard di mercato attuali (ad esempio le norme ISO) e ci teniamo aggiornati con le più recenti misure di sicurezza adeguate al rischio connesso alla protezione dei vostri Dati personali.

Diritti dell'interessato/consumatore: come accedere e controllare I propri dati personali

Rispettiamo i vostri diritti di interessati/consumatori e, come previsto dalle leggi sulla privacy applicabili, potete esercitare i vostri diritti di:

accesso e ottenimento di una copia dei vostri Dati personali – si prega di notare che potremmo avere la necessità di verificare la vostra identità per evitare la divulgazione a persone non autorizzate e rispettare il diritto alla privacy di altre persone quando viene fornito accesso o copia dei vostri Dati personali;
rettifica o cancellazione dei dati personali – e.g., nel caso in cui i dati siano inesatti o incompleti;
limitazione al trattamento dei vostri Dati personali ad esempio, quando viene messa in dubbio l'accuratezza dell'elaborazione. In tal caso, procediamo alla limitazione dell'elaborazione solo fino a quando la vostra richiesta non viene verificata;
cancellazione o anonimizzazione dei vostri Dati personali - (ai sensi del GDPR "diritto all'oblio") a meno che non vi siano eccezioni, ad esempio quando la legge ci consente tale trattamento;
garanzia della cosiddetta "portabilità dei dati" - su richiesta dell'utente, Iron Mountain potrebbe "trasferire" i vostri Dati personali ad un'altra organizzazione/società se il trattamento è basato sul vostro consenso o sull'esecuzione di un contratto;
opposizione al trattamento dei vostri Dati personali - ad esempio, quando trattiamo i vostri Dati personali sulla base del nostro legittimo interesse o per finalità di marketing diretto e il trattamento viene effettuato con mezzi automatizzati;
ottenimento di una copia delle misure di salvaguardia dei dati personali applicate per i trasferimenti al di fuori della propria giurisdizione ad esempio, la copia delle SCC;
presentazione di un reclamo all'autorità di vigilanza locale: Autorità per la protezione dei dati, ad esempio, ICO nel Regno Unito;
revoca del consenso al trattamento dei vostri Dati Personali (tuttavia ciò non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prima della sua revoca).

Fatte salve le considerazioni legali e altre considerazioni consentite, verrà fatto ogni ragionevole sforzo per rispondere alla vostra richiesta nel più breve tempo possibile (in ogni caso entro i termini previsti dalla legge) oppure verrete informati in caso di necessità da parte nostra di ulteriori informazioni per soddisfare la vostra richiesta. In alcuni casi, la capacità dell'utente di accedere o controllare i propri Dati personali sarà limitata, come richiesto o consentito dalla legge applicabile. È possibile che vi vengano chieste ulteriori informazioni per verificare la vostra identità e per motivi di sicurezza, prima di procedere con la comunicazione dei Dati personali richiesti. Ci riserviamo inoltre il diritto di addebitare un costo laddove consentito dalla legge, ad esempio se la vostra richiesta è manifestamente infondata o eccessiva.

Come contattarci

In caso di problemi legati alla privacy, reclami o domande da porre a Iron Mountain, contattateci:

Privacy e conformità globale
Responsabile della riservatezza
Responsabile della protezione dei dati del gruppo SEE/Regno Unito
global.privacy@ironmountain.com

Il nome della nostra filiale locale e i dettagli di contatto sono disponibili qui (per le entità Crozier, qui) selezionando la regione e il paese. Ci impegneremo a garantire che il vostro reclamo venga risolto in modo tempestivo e appropriato e a trattare le vostre richieste e i vostri reclami in modo confidenziale. Verrete contattati dal nostro rappresentante entro un tempo ragionevole dal ricevimento del vostro reclamo osservando se ci sono regole locali che indicano una scadenza per la risoluzione della vostra richiesta.

Modifiche alla presente informativa sulla privacy

Una versione rivista della presente Informativa sulla privacy verrà pubblicata in qualsiasi momento in cui questa verrà aggiornata con la data di revisione indicata nel documento. Il link all'informativa sulla privacy di ogni sito web di Iron Mountain vi indirizzerà facilmente alla versione più recente di questa informativa sulla privacy.

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I Dati personali vengono raccolti dalle seguenti fonti:

• clienti e potenziali clienti (persone fisiche e giuridiche)

• rappresentanti e procuratori dei clienti (ad esempio, persone che rappresentano l'azienda ai fini della gestione dei contratti)

• I Visitatori dei siti web di Iron Mountain

• terze parti (fornitori di Iron Mountain)

• Società di Iron Mountain, affiliate

• le autorità pubbliche preposte all'esecuzione, comprese le autorità fiscali, i tribunali, le autorità amministrative, ecc.

• fonti pubblicamente disponibili (social media professionali, registri ufficiali, ecc.), nella misura consentita dalla legge e dai regolamenti applicabili.

Raccolta di Dati personali in qualità di responsabile del trattamento

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Condivisione esterna: potremmo anche condividere i vostri Dati personali con terze parti, tra cui:

Standard di condivisione dei dati di Iron Mountain

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• Clausole contrattuali standard (\"SCC\") per i trasferimenti internazionali di Dati personali, se applicabile e pertinente, (ad esempio, il trasferimento di dati personali UE/Regno Unito/Svizzera in paesi come gli Stati Uniti e l'India). Se desiderate ricevere maggiori informazioni sulle tutele appropriate e/o ricevere una copia delle SCC per la vostra revisione, contattateci all'indirizzo global.privacy@ironmountain.com.

• Ove richiesto dalla legge applicabile, chiediamo il vostro consenso al trasferimento dei vostri Dati Personali.

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Rispettiamo i vostri diritti di interessati/consumatori e, come previsto dalle leggi sulla privacy applicabili, potete esercitare i vostri diritti di:

accesso e ottenimento di una copia dei vostri Dati personali – si prega di notare che potremmo avere la necessità di verificare la vostra identità per evitare la divulgazione a persone non autorizzate e rispettare il diritto alla privacy di altre persone quando viene fornito accesso o copia dei vostri Dati personali;
rettifica o cancellazione dei dati personali – e.g., nel caso in cui i dati siano inesatti o incompleti;
limitazione al trattamento dei vostri Dati personali ad esempio, quando viene messa in dubbio l'accuratezza dell'elaborazione. In tal caso, procediamo alla limitazione dell'elaborazione solo fino a quando la vostra richiesta non viene verificata;
cancellazione o anonimizzazione dei vostri Dati personali - (ai sensi del GDPR \"diritto all'oblio\") a meno che non vi siano eccezioni, ad esempio quando la legge ci consente tale trattamento;
garanzia della cosiddetta \"portabilità dei dati\" - su richiesta dell'utente, Iron Mountain potrebbe \"trasferire\" i vostri Dati personali ad un'altra organizzazione/società se il trattamento è basato sul vostro consenso o sull'esecuzione di un contratto;
opposizione al trattamento dei vostri Dati personali - ad esempio, quando trattiamo i vostri Dati personali sulla base del nostro legittimo interesse o per finalità di marketing diretto e il trattamento viene effettuato con mezzi automatizzati;
ottenimento di una copia delle misure di salvaguardia dei dati personali applicate per i trasferimenti al di fuori della propria giurisdizione ad esempio, la copia delle SCC;
presentazione di un reclamo all'autorità di vigilanza locale: Autorità per la protezione dei dati, ad esempio, ICO nel Regno Unito;
revoca del consenso al trattamento dei vostri Dati Personali (tuttavia ciò non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prima della sua revoca).

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In caso di problemi legati alla privacy, reclami o domande da porre a Iron Mountain, contattateci:
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